AVOCATS : ANTICIPER LES VARIATIONS DE TRESORERIE DE VOTRE CABINET ?

Avocats : Comment anticiper les variations de trésorerie de votre cabinet ?

 

Toute entreprise est soumise à des décalages de trésorerie, qui génèrent des variations à la hausse ou à la baisse du solde du compte bancaire. Un cabinet d’avocats, quel que soit son volume d’affaires, et qu’il soit géré en profession libérale (BNC) ou en société, n’échappe pas à la règle.

Un règlement client tarde à rentrer sur le compte, alors que vous devez honorer le paiement de taxes ou de charges fixes (loyer, cotisations, rémunération, honoraires comptables…), et vous pouvez rapidement vous trouver dans une situation délicate vis-à-vis de la banque.

Aujourd’hui un avocat, comme tout chef d’entreprise, doit savoir porter toutes les casquettes : L’expertise métier, le commercial, le management, et la gestion.

Rien d’anormal à ce que le sujet de la gestion soit celui qui stresse le plus les dirigeants de cabinet d’avocats. Ils savent qu’une mauvaise anticipation peut nuire à la réputation de leur cabinet et à leur rêve de développement…

Les difficultés généralement rencontrées chez les avocats sont :

• La détermination de la rémunération
• L’anticipation des cotisations sociales à payer (surtout en cas de variation significative de CA)
• L’anticipation de la TVA à payer

Concernant la gestion (car c’est notre seul et unique domaine…), nous vous proposons dans cet article quelques préconisations, pour vous éviter une situation financière compliquée.

 

Comment anticiper un décalage de trésorerie ?

On ne peut anticiper que ce que l’on connait bien : les recettes, les dépenses, les délais de règlement.

• Etablir un prévisionnel d’activité :

Un budget prévisionnel est un exercice qu’il faut réaliser au moins 1 fois par an.

En cours d’année, une comparaison de vos chiffres réels par rapport au budget, doit vous permettre d’adapter votre stratégie : rémunération, investissements, embauche ?

Etablir un budget prévisionnel doit vous permettre de vous auto-analyser en cours d’année et de vous imposer des points d’étape pour mesurer l’impact de vos actions.

Il doit vous permettre d’évaluer :

• Votre prévision de chiffre d’affaires répartie sur les 12 mois de l’année
• Les charges d’exploitation de votre cabinet (bureaux, honoraires, communication…)
• Votre niveau de rémunération
• Les charges sociales afférentes (URSSAF, CNBF …)

Faites-vous cet exercice au moins une fois par an ?

 

• Connaître son point mort d’activité :

Le point mort d’activité est le niveau de chiffre d’affaires qu’il vous faut atteindre pour payer l’ensemble de vos charges d’exploitation et vos crédits.

Avec ce niveau de CA, vous ne dégagez pas de bénéfice, mais vous faîtes face à l’ensemble de vos charges fixes, y compris votre rémunération et le paiement des cotisations sociales.

En cas de variation forte d’activité d’une année à l’autre, vous devrez anticiper la hausse ou la baisse des cotisations sociales. Ce point est crucial dans le calcul du point mort d’activité.

Connaissez-vous votre point mort d’activité ?

 

• Etablir un prévisionnel de trésorerie et le mettre à jour :

En fonction des éléments du prévisionnel d’activité, vous pouvez maintenant établir un prévisionnel de trésorerie, dans lequel vous allez positionner mois par mois vos futures rentrées d’argent (TTC) et l’ensemble de vos charges d’exploitation (TTC).

Cela vous permettra de suivre dans le temps votre niveau trésorerie en fonction des différents paramètres propres à votre cabinet (acompte, facturation, délais de paiement clients…).

Vous pouvez travailler sur cet outil aussi souvent que vous le souhaitez et il vous faut le mettre à jour au moins une fois par mois, pour anticiper les besoins de trésorerie du mois suivant.

N’oubliez pas de tenir compte de l’impact de la TVA à payer (tva collectée – tva déductible).

 

• Mettre en place des tableaux de bord :

• Un tableau de bord reprenant vos charges fixes et votre chiffre d’affaires prévisionnel et réel doit vous permettre d’avoir une vision anticipée de votre résultat de fin d’année, et sans attendre de recevoir votre 2035.
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Un suivi rigoureux de vos factures à encaisser est indispensable également.  

Les difficultés sont généralement issues d’un manque d’organisation administrative et d’anticipation, alors qu’il peut être assez facile de suivre votre activité et d’anticiper vos résultats sans être expert-comptable.

 

Comment faire face à un décalage de trésorerie ?

Afin de répondre à cette question, il faut savoir si cette situation est conjoncturelle ou structurelle, car en fonction de la réponse, les solutions à amener seront différentes.

• Situation conjoncturelle :

Un évènement particulier vient perturber vos prévisions d’encaissements (retard de paiement client, dossier qui n’aboutit pas sur lequel vous comptiez, impayé…).

Ou bien vous devez faire face à une charge inattendue (hausse des cotisations sociales d’une année à l’autre par exemple…)

Vous subissez cet évènement et devez y faire face rapidement :

1. Renforcer les actions de relance / recouvrement sur les factures impayées
2. Décaler le paiement des charges à payer
3. Obtenir un échéancier de paiement
4. Faire appel à votre banque pour la mise en place d’un financement court terme : un découvert (ou dépassement d’autorisation) sur une durée courte (15/20j max)

 

• Situation structurelle :

Vous vous trouvez dans cette situation si vous avez un problème régulier de découvert (ou de dépassement de votre autorisation).

Votre problème n’est pas lié à un évènement particulier, mais à un problème plus profond que vous devez trouver et solutionner.

Les différentes questions à se poser peuvent être :

• Mon activité est-elle rentable ?
• Est-ce que je facture correctement mes heures ?
• Suis-je à jour de ma facturation ?
• Comment encaisser mes factures plus rapidement ?
• Mes charges fixes sont-elles trop importantes ?
• Combien puis-je me payer pour faire face à mes charges personnelles ?
• Puis-je embaucher une personne pour m’aider dans mon activité ?

Dans ce cas, une analyse de votre rentabilité et une revue approfondie de votre prévisionnel d’activité avec un professionnel de la gestion est indispensable.

La gestion de la trésorerie est un élément clé du succès d’un cabinet. Une bonne gestion vous permet de vous projeter, de développer sereinement la notoriété de votre cabinet, et de travailler sur vos dossiers clients sans avoir le stress de l’appel du banquier ou de la relance Urssaf.

Le cabinet Mon Expert Financier.com accompagne des professions libérales dans le pilotage financier de leur activité. Nous mettons à leur disposition des méthodes et des outils pour améliorer de façon efficace et durable la gestion de leur trésorerie.

Nous pouvons intervenir dans vos bureaux, ou à distance pour vous aider à mieux gérer votre cabinet.

 

Jérôme Pourtau

06 88 57 95 11

jerome@monexpertfinancier.com